یکی از زمینه هایی که جراحان از واقعیت مجازی بهره می برند، آموزش است. دانشگاه های متعددی از جمله استنفورد، از تکنولوژی جدید برای یادگیری دانشجویان و همچنین برای بالا بردن سطح مهارت های متخصصین خود استفاده می کنند.
تحقیق انجام شده در آزمایشگاه Standard Salisbury بسیار جالب است. در این تحقیق، محققان از فیدبک لمسی و حتی "بیماران مصنوعی" برای کمک به آموزش متخصصان پزشکی استفاده می کنند. محیط شبیه سازی جراحی آن ها شامل یک مدل فیزیکی از بیمار می شود که از طریق سیم و مجموعه ای از سنسورها به یک شبیه ساز کامپیوتری متصل می شود. شرکت کنندگان در این آزمایش از دوربین های آندوسکوپی و سایر ابزارهای مدرن مراقبت های پزشکی برای تشخیص و درمان این مدل فیزیکی استفاده می کنند و می توانند نتایج مشابه با درمان یک بیمار واقعی را در مدل فیزیکی خود ببینند.
آموزش پزشکی از طریق VR
شرکت Medical Realities توانایی استفاده از VR برای آموزش مراقبت های بهداشتی و پزشکی را در ابعاد گسترده دارد. این شرکت در ابتدای سال گذشته اولین جراحی واقعیت مجازی را به صورت زنده از شبکه های سراسر جهان پخش کرد و حدود 50 هزار نفر این رویداد را از طریق دسکتاپ، گوشی و صفحه نمایش Gear VR تماشا کردند. دسترسی به روند یک جراحی واقعی برای همه ی افراد در سراسر دنیا بی سابقه بوده است. شرکت Medical Realities در نظر دارد که در سال های آینده این برنامه را برای افراد بیشتری اجرا کند. پروژه بعدی این شرکت "طرح مجازی"، مجموعه ای از تجربیات مجازیست که بر خلاف اولین رویداد که در آن یک دوربین 360 درجه روی یک میز کنار پروسه ی جراحی نصب شده بود، دوربین واقعیت مجازی روی سر کسی که عمل جراحی را انجام می دهد، نصب می شود.
حتما از چالش‌های مدیریت تیم های دورکار اطلاع دارید؛ مدیریت تیمی که اعضای آن در شهرها یا حتی کشورهای دیگر زندگی می‌کنند. البته مقابله با این چالش بزرگ، از طریق تعریف دقیق ارزش‌ها و استفاده از ابزارهای مناسب برطرف می‌شود.
مدیر یک تیم مسئولیت استخدام اعضای جدید را به عهده دارد و باید تلاش کند احترام و اعتماد آنها را به دست آورد. اکنون تصور کنید مدیریت تیمی که اعضای آن در فاصله بسیار زیادی از هم قرار دارند و در شهر یا حتی کشور دیگری هستند تا چه اندازه سخت و چالش برانگیز خواهد بود. البته پیشرفت تکنولوژی باعث شده خیلی از شرکت‌ها بتوانند تا 60 درصد نیروی کار خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند.
استخدام کارمندان جدید، شرح وظایف و نحوه‌ی کار، آشنا کردن آنها با فرهنگ سازمانی شرکت، تعریف پروژه‌ها، پیگیری و تحویل گرفتن آن، از جمله وظایف مدیر یک تیم دورکار است که باید به درستی انجام بگیرد.
برای استخدام نیروی جدید دورکار برنامه‌ریزی کنید
اصلی‌ترین بخش ایجاد یک تیم دورکار موفق، استخدام بهترین افراد است. هنگام مصاحبه با افراد متقاضی باید به سه نکته توجه داشته باشید:
1. داشتن مهارت‌های مرتبط با شغل
این مساله بسیار واضح به نظر می‌رسد اما خیلی از مدیران توجهی به آن ندارند. اغلب مدیران به دنبال استخدام فردی هستند تا نیروی انسانی موردنیاز شرکت را تامین کنند. در نتیجه هیچ توجهی به مهارت‌ها یا علاقه‌مندی‌های او ندارند. در‌حالیکه بعضی کارها تخصصی هستند و باید توسط افراد دارای آن مهارت انجام شوند. در یک تیم دورکار نباید انتظار داشته باشید تمام اعضای تیم کارها را با کمک هم جلو ببرند بلکه باید اطمینان داشت هر فرد می‌تواند کارهای پایه را به صورت مستقل به انجام برساند.
پس اگر می‌خواهید بازاریاب محصول برای شرکت‌تان استخدام کنید در مصاحبه‌ی تلفنی یا ویدئویی از او بخواهید طرح بازار را توضیح دهد. اگر به دنبال استخدام مدیر محتوا برای وب‌سایت‌تان هستید، از فرد متقاضی بخواهید نمونه کاری مانند یک پست وبلاگ در اختیارتان قرار دهد.
2. قبول فرهنگ دورکاری
کسانی که می‌خواهند به عنوان کارمند دورکار مشغول شوند باید فرهنگ دورکاری را بپذیرند. هنوز هم بیشتر مردم تصور می‌کنند باید در محل کار حضور داشته باشند. پس چنین افرادی با این طرز تفکر برای تشکیل یک تیم دورکاری مناسب نیستند. کارمندان دورکار باید مهارت‌های بیشتری نسبت به دیگر کارمندان داشته باشند. آنها باید قادر باشند با سبک کاری دورکاری کنار بیایند و با آن ارتباط برقرار کنند.
پس لازم است قبل از استخدام فرد و تشکیل تیم دورکاری از او بپرسید با سبک کار دورکاری آشنایی دارد؟ آیا تاکنون آزادکار بوده و با تیمی دور از هم ارتباط داشته است؟ آیا کار کردن در محیط فیزیکی را ترجیح می‌دهد؟ در چه مواقعی احساس خوبی درمورد محیط کاری خود دارد؟
3. پایبند بودن به ارزش‌های شرکت
کارمندان دورکار نسبت به دیگر کارمندان شانس کمتری برای آشنایی با فرهنگ سازمانی دارند و این وظیفه‌ی مدیر تیم است تا آنها را با ارزش‌های شرکت آشنا کند. مدیر شرکتی که می‌خواهد هر کارمند برای رفع مشکلات از خودش شروع کند، باید به دنبال چنین روحیه‌ای در کارمندانش باشد. باید از افراد متقاضی استخدام سوال کنید در محیط کاری قبلی خود چه مشکلاتی داشتند و چطور با آن مقابله کردند.
زمینه معاشرت و ارتباط سازمانی را فراهم کنید
معمولا چند هفته‌ی ابتدایی بعد از استخدام هر کارمند جدید، آشنایی و یاد دادن روند کاری انجام می‌گیرد. در این مدت فرد تازه کار با دیگر کارمندان آشنا می‌شود و برخی از اصول کار را از آنها یاد می‌گیرد. این در حالیست که کارمندان دورکار از معاشرت سازمانی بی‌بهره‌اند اما راههای زیادی برای آشنا کردن آنها با محیط کار وجود دارد.
به عنوان مدیر تیم دورکار باید آموزش‌های لازم درباره وظایف، نحوه‌ی انجام کار، اهداف بلندمدت شرکت و تمام انتظاراتی که دارید را تهیه کرده و در اختیار کارمندان تازه استخدام شده قرار دهید. بهتر است این مجموعه شامل ویدئوهای آموزشی باشد که فهم آسان‌تری دارد. بدین ترتیب کارمندان دورکار با اصول و ساختار اولیه آشنا می‌شوند و بررسی روند پیشرفت آنها نیز راحت‌تر می‌شود. تنها یک بار وقت بگذارید و مجموعه‌ی کاملی بسازید و این مجموعه را در اختیار تمام کارمندان دورکار قرار دهید.
راه حل دیگر این است که از کارمندان دورکار قدیمی بخواهید افراد تازه کار را راهنمایی کنند و به ابهامات و سوال‌هایشان پاسخ دهند. البته به تجربه‌ی کاری آنها نیز توجه کنید. قطعا افرادی که تجربه‌ی کمتری دارند، نیاز به آموزشی و راهنمایی بیشتری نسبت به افراد با تجربه خواهند داشت.
ابزارهای مناسب انتخاب کنید
کارمندان دورکار نیاز به محیطی اختصاصی دارند و این وظیفه برعهده‌ی مدیر تیم دورکار است که چنین شرایطی را برای کارمندان خود مهیا کند. برای مثال، ترلو ابزار مناسبی برای کارمندان دورکار است و امکان خوبی را برای تعریف پروژه‌های جدید، پیگیری آنها و در حالت کلی مدیریت تیم دورکار فراهم می‌کند. برخی از مدیران تیم دورکار اهمیت بیشتری به کارمندان می‌دهند و امتیازهای خاصی برای آنها در نظر می‌گیرند. برای مثال کارمندانی که محیط کاری اختصاصی داشته باشند و هنگام کار درب اتاق‌شان را ببندند، به اینترنت پرسرعت دسترسی داشته و میزکار مناسبی داشته باشند، از امتیاز بیشتری برخوردار هستند و در نتیجه حقوق بیشتری هم می‌گیرند.
ارتباط حضوری یا ویدئویی برقرار کنید
مدیر تیم دورکار نمی‌تواند هر روز مقابل اعضای تیمش بنشیند و با آنها صحبت کند، پس باید راههای دیگری را برای برقراری ارتباط انتخاب کند. اپلیکیشن‌های ارتباطی زیادی وجود دارد که امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را نیز فراهم می‌کند. اما گاهی تماس تصویری تاثیر بیشتری روی طرف مقابل می‌گذارد. طرز بیان و زبان بدن در گفت‌و‌گوهای نوشتاری به درستی انتقال نمی‌یابد و حتی گاهی باعث ایجاد سوء تفاهم نیز می‌شود. پس در این شرایط بهترین انتخاب تماس ویدئویی است.
گاهی تماس‌های ویدئویی نیز کارایی لازم را ندارد و بهتر است با اعضای تیم ملاقات حضوری داشته باشید. حتما می‌دانید هزینه‌ی کسب‌و‌کارهایی که کارمندان دورکار دارند در مقایسه با دیگر شرکت‌ها بسیار کمتر خواهد بود. پس گاهی لازم است دست به جیب شوید و برای تشکیل جلسات حضوری هزینه کنید.
برگزاری این ملاقات‌ها نه تنها باعث تقویت رابطه‌ی میان اعضای تیم می‌شود، بلکه مسئولیت‌پذیری آنها را افزایش می‌دهد. وقتی کارمند دورکار می‌بیند برای مدیرش ارزشمند است، بیشتر به وظایفش اهمیت می‌دهد و بازدهی بیشتری از خود نشان می‌دهد.
به کارمندان دورکار اهمیت دهید اما آنها را هم زیرنظر داشته باشید
شاید این سوال پیرامون مدیریت تیم دورکار مطرح شود که چگونه متوجه شویم کارمندان مشغول انجام وظایف‌‌شان هستند. البته این مساله در مورد کارمندان حضوری هم صادق است. کارمندانی که در محیط کار حضور فیزیکی دارند، الزاما بهره‌وری‌شان بالا نیست خصوصا وقتی که کارمندان مدام با همکاران خود در حال صحبت کردن باشند. در حال حاضر شرکت‌های زیادی وجود دارند که بهره وری خود را با به کار گرفتن کارمندان دورکار بالا برده‌اند زیرا توانسته‌اند تعریف بهتر و دقیق‌تری از پروژه‌ها و نحوه‌ی انجام کار ارائه دهند.
باید این حقیقت را بپذیرید که کارمندان در هر شرایطی چه به صورت دورکار و چه به صورت حضوری باید مورد بررسی قرار بگیرند. مدیر تیم دورکار باید از طریق ابزارهای مناسب نتیجه‌ی کار کارمندان را ارزیابی کند.
شاید مدیریت یک تیم دورکار سختی‌های زیادی داشته باشد، اما اگر به درستی انجام بگیرد بهره‌وری آن از تیم کاری حضوری نیز بیشتر خواهد بود. از وظایف اصلی مدیر یک تیم دورکار می‌توان به استخدام افراد مناسب، تعریف دقیق نحوه‌ی کار، برقراری ارتباط با کارمندان و بررسی آنها اشاره کرد.
با گسترش دسترسی به اینترنت و فراگیر شدن مشاغل دورکاری، امکان استخدام کارمندانی که در شرکت نباشند فراهم شده است؛ اما چگونه می‌توانیم در این مسیر موفق شویم؟
وقتی کسب‌وکارتان به پیشرفت رسیده باشد و بخواهید کارمندان بیشتری استخدام کنید، باید گستره‌ی جغرافیایی بیشتری را در نظر بگیرید. امروزه دورکاری رواج زیادی پیدا کرده و این مسئله تا حد زیادی به دلیل پیشرفت تکنولوژی است که کار کردن از هر جایی را امکان‌پذیر می‌کند. وقتی اولین کارمند دورکاری را استخدام می‌کنید، لازم است برنامه‌ای تدوین کنید تا از کارایی آن فرد و نحوه‌ی ارتباطش با دیگر اعضای تیم مطمئن شوید.
در این مقاله قصد داریم با 6 نکته از تجربیات کارآفرینانی که دورکاری را بخشی از تیم حرفه‌ای خود قلمداد کرده‌اند، آشنا شوید. با استفاده از این تجربیات، گام‌هایی را که باید در طی این فرآیند طی کنید، بشناسید تا روند کار برای شما و کارمندان دورکارتان آسان‌تر شود.
1. مسیر ارتباط را باز نگه دارید
یکی از رایج‌ترین مسائلی که مدیران کسب و کار بیان می‌کنند این است که به ارتباط باز با کارمندان دورکار خود اهمیت دهید. برقراری ارتباط در تمام مسیر با کارمند جدید مسئله ای است کهشان اوگل، مدیر وب‌سایت تخصصی کسب‌وکار از راه دور (Location Rebel) به آن اشاره می‌کند. شان اوگل، رمز موفقیت در کسب‌وکار را برقراری ارتباط خوب و باز می‌داند:
نباید تنها هدفتان این باشد که وظایف آنها را یادآوری کنید، بلکه برای صحبت در مورد همه چیز و پاسخ دادن برای شفاف‌سازی مسائل، طوفان فکری برای کسب ایده‌های جدید و دریافت گزارش کار پروژه نیز باید با آنها در ارتباط باشید.
2. آنها را نادیده نگیرید
اگر تاکنون کارمند دورکار نداشته‌اید، احتمالاً تمام تجربه‌تان از کار کردن با دیگران به رفتن به دفتر کار و سر زدن به میز کار آنها خلاصه می‌شود. در حالی که این ارتباط ممکن است در مقابل کارمند دورکار نادیده گرفته شود. سینتیا جانسون، یکی از مدیران آژانس بازاریابی Ipseity Media، می‌گوید:
وقتی مشغله‌ی کاری زیادی دارید، احتمالاً کارمندانی که جلوی چشمتان نیستند را فراموش می‌کنید. کارمندان دورکار نیاز به شناخته شدن و ارزش گذاشته شدن دارند. پس هر روز با آنها در ارتباط باشید و حداقل یک مکالمه کوتاه روزانه را در برنامه کاری خود قرار دهید.
3. موفقیت خود را با معیارهای ثابت بسنجید
اگر نمی‌توانید به صورت حضوری یا مکالمه تصویری، با کارمند جدید ارتباط برقرار کنید، مجبور هستید راه‌هایی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت و عملکرد او بیابید. جان رود، رئیس و بنیان‌گذار سرویس آموزشی آنلاین Next Step Test Preparation، می‌گوید:
اعتماد کردن به کارمندان دورکار بسیار اهمیت دارد. باید از عملکرد درست و فعال بودن کارمند جدید خود مطلع شوید و توانایی او برای انجام پروژه موردنظر را بسنجید. اهداف کوتاه‌مدت تعیین کنید، مثلاً بگویید من می‌خواهم این کار را تا پایان امروز/ این هفته/ این ماه به انجام برسانم.
4. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید
پیشرفت تکنولوژی، برقراری ارتباط با کارمندان دورکار و به روز نگه‌داشتن مدیر از عملکرد آنها را بیش از هر زمان دیگری آسان کرده است. فیراس کیتانه، مدیر ارشد اجرایی و از موسسان برند تجارت الکترونی Amerisleep، استفاده از ابزارهای مدرن برای سنجش پیشرفت کارمندان را پیشنهاد می‌دهد. او معتقد است:
در محیط اداری، ارتباط با کارمندان و گرفتن بازخورد سریع از آنها و سنجش پیشرفتشان آسان است؛ اما کارمندان دورکار ممکن است همیشه در دسترس نباشند. برای اینکه به اطلاعات جدید از نتایج کارها مطلع شوید از ابزارهای مدیریت پروژه چون آسانا یا ترلو استفاده کنید.
5. به جای تمرکز روی ساعت کار، روی کارایی متمرکز شوید
اعتماد به کارمندان دورکار براساس ساعت کاری فعالیتشان بسیار دشوار است. کایل گوگن، بنیان‌گذار و مدیر اجرایی فروشگاه ملزومات حیوانات Pawstruck، می‌گوید مدیران کسب‌وکار نباید خیلی به ساعت کاری که اعضای تیم روی پروژه‌ها صرف می‌کنند، توجه داشته باشند. او می‌گوید:
برای سنجش رفتارها و عملکرد کارمندان دورکار خود زمان زیادی صرف نکنید. انتظارات خود را درباره اهداف و برنامه‌های کاری به طور روشن بیان کنید. اگر کارمندانتان اهداف موردنظر شما را تأمین نمی‌کنند، بهتر است خیلی دقیق به بررسی مشکلات کارمندان خود بپردازید.
6. کارمندان دورکار را با فرهنگ سازمان خود آشنا کنید
به همان اندازه که برای کارمندان دورکار مهم است با شما در ارتباط باشند، برای شما هم اهمیت دارد با آنها ارتباط خوبی برقرار کنید. برای این منظور لازم است آنها را با فرهنگ شرکت خود آشنا کنید و از حضورشان در مکالمات سازمانی اطمینان یابید. میشل سپنوزا، مدیرعامل شرکت توسعه وب Unleashed Technologies، می‌گوید:
سعی کنید تا جای ممکن کارمندان دورکار خود را با دیگر همکارانشان ارتباط دهید. این کار به آنها کمک می‌کند فرهنگ شرکت را بهتر درک کنند و از سطح انتظارات کیفی، حرفه‌ای و کارایی کسب‌وکار شما مطلع شوند.
اگر در رشتهٔ دانشگاهی اقتصاد یا بازرگانی تحصیل کرده باشید، در مباحث درسی‌تان با قانون بیست هشتاد (۲۰/۸۰) آشنا شده‌اید؛ قانونی که از آن با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود و مورد توجه افراد زیادی است. در غیر این صورت، احتمالا این اولین بار است که نام آن به گوش‌تان می‌خورد. در ادامهٔ این مقاله با همراه باشید تا با یکدیگر نگاهی دقیق‌تر به چگونگی شکل‌گیری قانون بیست هشتاد و اصول و قواعد آن داشته باشیم. به‌علاوه در بخش پایانی مقاله شما را با روش‌هایی آشنا خواهیم کرد که برای استفاده از این قانون می‌توانید به کار بگیرید. پیش از هر چیز بهتر است به تاریخچهٔ چگونگی شکل‌گیری قانون 20/80 و فردی که برای اولین بار نام آن را بر سر زبان‌ها انداخت بپردازیم.
چه کسی برای اولین بار قانون بیست هشتاد (20/80) را مطرح کرد؟
ویلفردو فدریکو داماسو پارتو نام فردی است که برای اولین بار نام این قانون را مطرح کرد (به همین خاطر است که از قانون 20/80 با نام اصل پارتو هم یاد می‌شود). او در سال ۱۸۴۸ در ایتالیا متولد شد. ویلفردو بعدها به اقتصاددان و فیلسوفی مطرح در زمانهٔ خود تبدیل شد. او روزی در حال قدم زدن در باغچه‌اش به نکته‌ای پی برد که توجهش را جلب کرد: در واقع او به این نتیجه رسید که ۸۰٪ از نخودفرنگی های سالم باغچه‌اش از ۲۰٪ بذرهایی که کاشته بود، حاصل می‌شده‌اند. افراد بسیاری این داستان را نقل می‌کنند و بر این باورند که این مشاهدهٔ پارتو اولین جرقه برای شکل‌گیری ایدهٔ قانون 20/80 در ذهن او بود. به هر جهت و فارغ از اینکه این داستان حقیقت داشته باشد یا نه، ذهن او درگیر مفهوم توزیع نابرابر شده بود و تحقیقات خود را در این باره ادامه داد. پارتو چگونگی توزیع ثروت در ایتالیا را مد نظر قرار داد و به این نکته پی برد که ۸۰٪ زمین‌های این کشور متعلق به ۲۰٪ از جمعیت آن است. تحقیقات او در زمینهٔ صنایع مختلف هم نتیجه‌ای مشابه داشت و به این نکته پی برد که ۸۰٪ از تولیدات مختلف حاصل کار ۲۰٪ از شرکت‌های فعال هستند. نتایج این تحقیقات و مشاهدات پارتو او را به این قانون کلی رساند:
تنها ۲۰٪ از فعالیت‌ها منجر به تولید ۸۰٪ از بازده و نتایج به‌دست‌آمده می‌شوند. این مسئله پایه و اساس قانون 20/80 است.
قانون 20/80 پارتو
توزیع نابرابر ثروت یا نبود تعادل میان ورودی‌ها و خروجی‌ها، حقیقتی است که امروزه همگی به آن اذعان داریم و بیشتر در قالب اصل پارتو یا قانون 20/80 در مورد آن صحبت می‌کنیم. با وجود اینکه این نبود تعادل همیشه دقیقا به ۲۰٪ و ۸۰٪ تقسیم نمی‌شود، در بسیاری از کسب‌وکارها می‌توان آن را سراغ گرفت:
۲۰٪ از فروشندگان ۸۰٪ از فروش کلی شرکت‌ها را به ارمغان می‌آورند؛
۲۰٪ از مشتری‌ها ۸۰٪ از سود کلی شرکت‌ها را به دست می‌دهند؛
۲۰٪ از رایج‌ترین اشکالات نرم‌افزاری مسبب ۸۰٪ مختل شدن کارایی (کرش یا هنگ کردن) نرم‌افزارها هستند؛
۲۰٪ از بیماران ۸۰٪ هزینه‌های مرتبط با مراقبت‌های درمانی را پرداخت می‌کنند (و ۵٪ از بیماران ۵۰٪ از کل هزینه‌ها را پرداخت می‌کنند).
قانون 20/80 حتی در زندگی شخصی افراد هم مصادیقی دارد که در ادامه به برخی از آنها اشاره خواهیم کرد:
فردی را در نظر بگیرید که پنج دست کت‌وشلوار خوب و باکیفیت دارد. به نظر شما او از همهٔ این کت‌وشلوارها به‌طور منظم استفاده می‌کند؟ به احتمال زیاد این‌طور نیست و تقریبا در ۸۰٪ مواقع یکی از کت‌وشلوارها را انتخاب می‌کند (آنکه مورد علاقه‌اش است). مثال دیگر خانمی است که چند جفت کفش مختلف دارد، اما اغلب از همان ۲۰٪ همیشگی و مورد علاقه‌اش استفاده می‌کند؛
خانه‌ای را در نظر بگیرید که اتاق‌های مختلفی دارد؛ آیا از تمامی اتاق‌ها به‌طور متعادل استفاده می‌شود؟ مشخصا این‌طور نیست و بیشتر زمان اعضای خانواده در سالن پذیرایی، سالن ناهارخوری یا دفتر کار سپری می‌شود؛
خیابان‌های منطقه‌ای را در نظر بگیرید که در آن زندگی می‌کنید؛ آیا گذرتان به تمامی این خیابان‌ها می‌افتد؟ خیابان‌های منتهی به مدرسهٔ فرزندان، سوپرمارکت، بانک و… خیابان‌هایی هستند که اغلب از آنها استفاده می‌کنید که در نهایت حدود ۲۰٪ از کل خیابان‌های منطقه را تشکیل می‌دهند؛
اگر ۲۰ یا ۳۰ برنامهٔ مختلف بر روی موبایل هوشمندتان داشته باشید، استفادهٔ شما از آنها متعادل خواهد بود؟ به احتمال زیاد تعدادی از این برنامه‌ها استفاده و کاربرد بیشتری دارند که حدودا ۸۰٪ وقت خود را صرف استفاده از آنها می‌کنید.
به منظور پی بردن به این مسئله که فعالیت‌ها و عادات رفتاری افراد موفق (میلیونرها، دانشجویان نخبه و حتی قهرمانان المپیک) تا چه میزان نتایج دلخواه را برای‌شان به همراه دارد و برای‌شان سودآور است، نظرسنجی‌ای برای صدها فرد موفق در نظر گرفته شد و طبق نتایج به دست آمده مشخص شد که آنها عملا امکان رسیدگی به تمامی وظایفی را که بهشان محول می‌شود (یا حتی وظایفی که خودشان مایل به رسیدگی به آنها هستند)، ندارند. قانون ۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو است که در این مواقع به کمک‌شان می‌آید: آنها با استفاده از این قانون، وظایفی را که اهمیت بیشتری دارند، انتخاب می‌کنند و وظایف دیگر را یا به دیگران می‌سپارند یا به‌کلی از انجام‌شان صرف نظر می‌کنند.
اصطلاح “aide-mémoire ” یک اصطلاح فرانسوی است که در انگلیسی “reminder ” (یادآور) یا “memory aid “(یاری‌گر حافظه) ترجمه شده است. و ما از همان عبارت یادداشت برای ترجمه‌ی آن استفاده می‌کنیم. این اصطلاح اولین بار در سال ۱۸۴۶ توسط جی لوئیس (G. Lewis) در کتابی تحت عنوان “Aide-Mémoire to the Military Sciences” برای مخاطبین انگلیسی زبان، مطرح شد.
افراد به طور روزانه در حوزه‌های مختلفی یادداشت برداری می‌کنند؛ از تحلیل سیستم‌های کامپیوتری گرفته تا درخواست‌های مالی و برنامه ریزی های نظامی. به عنوان مثال، بیمارستان ها از یادداشت برای هدایت و راهنمایی کارمندان بخش جراحی و نظافت استفاده می‌کنند تا اتاق‌های جراحی به روش مناسبی ضدعفونی شوند. این کار احتمال ایجاد عفونت در جراحی‌ها را کاهش خواهد داد.
مزایای یادداشت برداری چیست؟
یادداشت می‌تواند هرچیزی را در بر بگیرد. از یک چک لیست کوتاه گرفته تا یک گزارش یا دفترچهای با صفحات زیاد. یادداشت‌ها می‌توانند در کاهش اشتباهات و افزایش بهره وری بسیار کارآمد باشند. به عنوان مثال، می‌توانید از یادداشت برای راهنمایی افراد جهت انجام وظایف جدید یا پیچیده استفاده کنید، یا مطمئن شوید که در فرآیندهای روتین و تکراری یا در موقعیت‌های پر استرس، مراحل مهم از قلم نیفتاده‌اند.
نکته:
اصطلاح یادداشت (aide-mémoire) به فهرست تهیه شده از اقدامات تصویب شده در یک جلسه یا خلاصه‌ی توافقات صورت گرفته نیز اطلاق می‌گردد.
چطور یادداشت برداری کنیم؟
برای یادداشت برداری با طوفان فکری پیرامون فهرستی از عنوانین، موارد و نکاتی که باید در فرآیند یا موقعیت موردنظرتان در نظرگرفته شوند، شروع کنید.
سپس از فهرست اولیه‌ی خود در یک موقعیت واقعی یا سناریوی عملی جهت رفع یک مشکل یا انجام وظایف موردنظر استفاده کنید. هربار که شما یا تیم‌تان در حال کار کردن روی هر کدام از نکاتی که یادداشت کرده‌اید هستید، فهرست‌تان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید که آیا نکات دیگری هم وجود دارند که باید پوشش داده شوند؟ یا آیا لازم است که تغییراتی در فهرست اعمال شود یا خیر.
وقتی که یادداشت خود را تهیه کردید، از میان افراد خود با کسانی که تجربه و تخصص مرتبط با فعالیت موردنظرتان را دارند مشورت کنید تا مطمئن شوید که فهرست‌تان تا جایی که امکان دارد جامع و شامل باشد.
فهرست خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که به بهترین شکل ممکن، گویای اطلاعات مدنظر شما باشد. این فهرست می‌تواند یک یادداشت تک صفحه‌ای ساده باشد که می‌توانید از طریق کامپیوتر خود آن را مطالعه کنید و با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید، یا می‌تواند دفترچهای چند صفحه‌ای باشد که می‌توانید آن را نگه دارید و در زمان‌های مورد نیاز از آن استفاده کنید.
یک یادداشت اثربخش، مختصر و مفید و متمرکز بر موضوعی خاص است که از عبارات و جملات ساده و واضحی در آن استفاده شده باشد و از آوردن پاراگراف‌های طولانی و کلمات سنگین در آن اجتناب شده باشد. حتی می‌توانید جهت برجسته کردن نکاتی که باید به‌خاطر بسپارید، از نمودارها و شکل‌ها در یادداشت برداری های خود استفاده کنید.
نکته‌ی بسیار مهمی که باید مدنظر قرار دهید این است که هرموقع نکته‌ی جدیدی آموختید که باید به ذهن‌تان بسپارید، یادداشت خود را به روز رسانی کنید. با انجام این کار می‌توانید به طور مداوم کیفیت کارتان را بالا ببرید.
همچنین می‌توانید یادداشت خود را در فضای مجازی به اشتراک بگذارید تا دیگران نیز از آن استفاده کرده و در صورت آموختن نکته ای جدید، آن را به یادداشت شما اضافه کنند.
نکته ۱
اگر باید کار خود را طی مراحلی با ترتیب مشخص انجام دهید، می‌توانید یادداشت‌تان را به صورت فلوچارت تهیه کنید.
نکته ۲
در بسیاری از موارد می‌توانید بلافاصله پس از تهیه‌ی یادداشت خود، از آن استفاده کنید. اما در مواقعی که ایمنی کار از اهمیت بالایی برخودار است و یا مواقعی که وقوع یک اشتباه می‌تواند خیلی گران تمام شود، لازم است که صحت و دقت یادداشت خود را بیازمایید تا مطمئن شوید که جامع و کامل است.
نکته ۳
در صورت امکان از درج جزئیات غیرضروری در یادداشت خود بپرهیزید. اگر یادداشت شما طولانی و پیچیده باشد، افراد از آن استفاده نخواهند کرد.
ما انسان‌ها گاهی‌اوقات به دلایل مختلفی به کمک نیاز داریم. از این دلایل می‌توان مثلا به توسعه کسب و کار اشاره کرد. معمولا این نوع پروژه‌ها پیچیدگی‌های مختلفی دارند و ممکن است با سفر یا مسئولیت‌های جدیدی همراه باشند. هر وقت به کمک فرد دیگری نیاز می‌شود، بزرگ‌ترین مشکل معمولا هزینهٔ آن است. استخدام یک دستیار یا سپردن مسئولیت‌های جدید به فردی که قبلا استخدام کرده‌اید، می‌تواند گران تمام شود. اما سؤالی که اینجا مطرح است و بیشتر مواقع کسی آن را از خود نمی‌پرسد، این است که «اگر دستیاری برای انجام‌دادن برخی از وظایف‌تان نداشته باشید، برای‌تان چقدر هزینه دارد؟» در این مقاله از «چطور» درباره نشانه‌هایی صحبت می‌کنیم که می‌گویند شما به دستیار نیاز دارید. با ما همراه باشید.
نشانه‌هایی که می‌گویند به دستیار نیاز دارید
اگر با هرکدام از این نشانه‌های زیر روبه‌رو شدید، مطمئن باشید که زمان استخدام دستیار رسیده است. در واقع، هر وقت در استخدام یک دستیار تردید داشتید، به این ۵ نشانۀ زیر توجه کنید:
۱. اشکال در ارائه محصول یا خدمات
وقتی در محل کار تعداد خطاها و اشتباه‌های‌تان زیاد می‌شود یا معمولا مهلت‌های انجام‌دادن کارها را از دست می‌دهید، یعنی کنترل کارها از دست‌تان خارج شده است.
۲. نارضایتی تیم کاری، مشتری یا شریکان
افرادی که کنار شما کار می‌کنند می‌توانند به شما نشان دهند که بدون تردید به دستیار نیاز دارید. آنها ممکن است از این شاکی باشند که برای دریافت پاسخ یا تأیید درباره چیزی باید خیلی صبر کنند.
۳. دسکتاپ یا صندوق پست الکترونیکی‌تان
دسکتاپ کامپیوترتان چگونه است؟ آیا انبوهی از فایل‌ها و سندهای اداری به‌طور نامنظم روی صفحه اصلی رایانه پراکنده شده‌اند؟ صندوق پست الکترونیکی‌تان چطور؟ چه تعداد نامهٔ نخوانده یا پاسخ‌داده‌نشده در آن وجود دارد که منتظر جوابی از طرف شما هستند؟
تمام این موارد ثابت می‌کنند که به دستیار نیاز دارید.
۴. کسب‌وکارتان
حالا جامع‌تر نگاه کنید. ممکن است در مسیر ازدست‌دادن کسب‌وکار یا مشتریان قدیمی‌تان قرار گرفته‌اید. اگر چنین است، باز هم باید گفت که مسلّما به یک دستیار نیاز دارید. با این روش می‌توانید به کارهای‌تان سروسامان دهید تا اوضاع بیشتر به هم نریزد.
۵. اعتبار و محبوبیت‌تان
هر زمان که به کمک نیاز داشته باشید و دستیاری انتخاب نکنید، مسلّما اعتبار و وجهۀ خود را از دست می‌دهید. افرادی که با شما سروکار دارند، وقتی بی‌توجهی‌تان به نیازهای‌شان را ببینند، دیگر به شما اعتماد نمی‌کنند یا شما را جدی نمی‌گیرند. بنابراین بهتر است همیشه به رفتار خود با اطرافیان‌تان و اعتباری که نزد آنها دارید، توجه کنید. شاید به کمک یک دستیار بتوانید وقت‌تان را آزادتر کنید و نسبت به اطرافیان‌تان توجه بیشتری نشان دهید. به‌این ترتیب اعتبار و محبوبیت خود را حفظ خواهید کرد.
نکته مهم
اگر مدیریت یک گروه را به عهده دارید، مسلّما به استخدام فرد جدیدی نخواهید داشت؛ به‌جای آن می‌توانید گروه کاری‌تان را به همکاری بیشتر تشویق کنید. برای انجام این کار، روش‌های مختلفی مانند برنامه ریزی جمعی، تقسیم مسئولیت‌ها میان افراد و نماینده‌کردن برخی از افراد برای انجام برخی از کارها وجود دارد.
کلام آخر
با توجه به نشانه‌های بالا و به‌کارگیری دستیار مناسب، می‌توانید در شغل‌تان مؤثر باشید و کسب و کار خود را به خطر نیندازید.
