چگونه در مدیریت تیم دورکار موفق شویم؟
حتما از چالش‌های مدیریت تیم های دورکار اطلاع دارید؛ مدیریت تیمی که اعضای آن در شهرها یا حتی کشورهای دیگر زندگی می‌کنند. البته مقابله با این چالش بزرگ، از طریق تعریف دقیق ارزش‌ها و استفاده از ابزارهای مناسب برطرف می‌شود.
مدیر یک تیم مسئولیت استخدام اعضای جدید را به عهده دارد و باید تلاش کند احترام و اعتماد آنها را به دست آورد. اکنون تصور کنید مدیریت تیمی که اعضای آن در فاصله بسیار زیادی از هم قرار دارند و در شهر یا حتی کشور دیگری هستند تا چه اندازه سخت و چالش برانگیز خواهد بود. البته پیشرفت تکنولوژی باعث شده خیلی از شرکت‌ها بتوانند تا 60 درصد نیروی کار خود را به صورت دورکاری مدیریت کنند.
استخدام کارمندان جدید، شرح وظایف و نحوه‌ی کار، آشنا کردن آنها با فرهنگ سازمانی شرکت، تعریف پروژه‌ها، پیگیری و تحویل گرفتن آن، از جمله وظایف مدیر یک تیم دورکار است که باید به درستی انجام بگیرد.
برای استخدام نیروی جدید دورکار برنامه‌ریزی کنید
اصلی‌ترین بخش ایجاد یک تیم دورکار موفق، استخدام بهترین افراد است. هنگام مصاحبه با افراد متقاضی باید به سه نکته توجه داشته باشید:
1. داشتن مهارت‌های مرتبط با شغل
این مساله بسیار واضح به نظر می‌رسد اما خیلی از مدیران توجهی به آن ندارند. اغلب مدیران به دنبال استخدام فردی هستند تا نیروی انسانی موردنیاز شرکت را تامین کنند. در نتیجه هیچ توجهی به مهارت‌ها یا علاقه‌مندی‌های او ندارند. در‌حالیکه بعضی کارها تخصصی هستند و باید توسط افراد دارای آن مهارت انجام شوند. در یک تیم دورکار نباید انتظار داشته باشید تمام اعضای تیم کارها را با کمک هم جلو ببرند بلکه باید اطمینان داشت هر فرد می‌تواند کارهای پایه را به صورت مستقل به انجام برساند.
پس اگر می‌خواهید بازاریاب محصول برای شرکت‌تان استخدام کنید در مصاحبه‌ی تلفنی یا ویدئویی از او بخواهید طرح بازار را توضیح دهد. اگر به دنبال استخدام مدیر محتوا برای وب‌سایت‌تان هستید، از فرد متقاضی بخواهید نمونه کاری مانند یک پست وبلاگ در اختیارتان قرار دهد.
2. قبول فرهنگ دورکاری
کسانی که می‌خواهند به عنوان کارمند دورکار مشغول شوند باید فرهنگ دورکاری را بپذیرند. هنوز هم بیشتر مردم تصور می‌کنند باید در محل کار حضور داشته باشند. پس چنین افرادی با این طرز تفکر برای تشکیل یک تیم دورکاری مناسب نیستند. کارمندان دورکار باید مهارت‌های بیشتری نسبت به دیگر کارمندان داشته باشند. آنها باید قادر باشند با سبک کاری دورکاری کنار بیایند و با آن ارتباط برقرار کنند.
پس لازم است قبل از استخدام فرد و تشکیل تیم دورکاری از او بپرسید با سبک کار دورکاری آشنایی دارد؟ آیا تاکنون آزادکار بوده و با تیمی دور از هم ارتباط داشته است؟ آیا کار کردن در محیط فیزیکی را ترجیح می‌دهد؟ در چه مواقعی احساس خوبی درمورد محیط کاری خود دارد؟
3. پایبند بودن به ارزش‌های شرکت
کارمندان دورکار نسبت به دیگر کارمندان شانس کمتری برای آشنایی با فرهنگ سازمانی دارند و این وظیفه‌ی مدیر تیم است تا آنها را با ارزش‌های شرکت آشنا کند. مدیر شرکتی که می‌خواهد هر کارمند برای رفع مشکلات از خودش شروع کند، باید به دنبال چنین روحیه‌ای در کارمندانش باشد. باید از افراد متقاضی استخدام سوال کنید در محیط کاری قبلی خود چه مشکلاتی داشتند و چطور با آن مقابله کردند.
زمینه معاشرت و ارتباط سازمانی را فراهم کنید
معمولا چند هفته‌ی ابتدایی بعد از استخدام هر کارمند جدید، آشنایی و یاد دادن روند کاری انجام می‌گیرد. در این مدت فرد تازه کار با دیگر کارمندان آشنا می‌شود و برخی از اصول کار را از آنها یاد می‌گیرد. این در حالیست که کارمندان دورکار از معاشرت سازمانی بی‌بهره‌اند اما راه‌های زیادی برای آشنا کردن آنها با محیط کار وجود دارد.
به عنوان مدیر تیم دورکار باید آموزش‌های لازم درباره وظایف، نحوه‌ی انجام کار، اهداف بلندمدت شرکت و تمام انتظاراتی که دارید را تهیه کرده و در اختیار کارمندان تازه استخدام شده قرار دهید. بهتر است این مجموعه شامل ویدئوهای آموزشی باشد که فهم آسان‌تری دارد. بدین ترتیب کارمندان دورکار با اصول و ساختار اولیه آشنا می‌شوند و بررسی روند پیشرفت آنها نیز راحت‌تر می‌شود. تنها یک بار وقت بگذارید و مجموعه‌ی کاملی بسازید و این مجموعه را در اختیار تمام کارمندان دورکار قرار دهید.
راه حل دیگر این است که از کارمندان دورکار قدیمی بخواهید افراد تازه کار را راهنمایی کنند و به ابهامات و سوال‌هایشان پاسخ دهند. البته به تجربه‌ی کاری آنها نیز توجه کنید. قطعا افرادی که تجربه‌ی کمتری دارند، نیاز به آموزشی و راهنمایی بیشتری نسبت به افراد با تجربه خواهند داشت.
ابزارهای مناسب انتخاب کنید
کارمندان دورکار نیاز به محیطی اختصاصی دارند و این وظیفه برعهده‌ی مدیر تیم دورکار است که چنین شرایطی را برای کارمندان خود مهیا کند. برای مثال، ترلو ابزار مناسبی برای کارمندان دورکار است و امکان خوبی را برای تعریف پروژه‌های جدید، پیگیری آنها و در حالت کلی مدیریت تیم دورکار فراهم می‌کند. برخی از مدیران تیم دورکار اهمیت بیشتری به کارمندان می‌دهند و امتیازهای خاصی برای آنها در نظر می‌گیرند. برای مثال کارمندانی که محیط کاری اختصاصی داشته باشند و هنگام کار درب اتاق‌شان را ببندند، به اینترنت پرسرعت دسترسی داشته و میزکار مناسبی داشته باشند، از امتیاز بیشتری برخوردار هستند و در نتیجه حقوق بیشتری هم می‌گیرند.
ارتباط حضوری یا ویدئویی برقرار کنید
مدیر تیم دورکار نمی‌تواند هر روز مقابل اعضای تیمش بنشیند و با آنها صحبت کند، پس باید راه‌های دیگری را برای برقراری ارتباط انتخاب کند. اپلیکیشن‌های ارتباطی زیادی وجود دارد که امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها را نیز فراهم می‌کند. اما گاهی تماس تصویری تاثیر بیشتری روی طرف مقابل می‌گذارد. طرز بیان و زبان بدن در گفت‌و‌گوهای نوشتاری به درستی انتقال نمی‌یابد و حتی گاهی باعث ایجاد سوء تفاهم نیز می‌شود. پس در این شرایط بهترین انتخاب تماس ویدئویی است.
گاهی تماس‌های ویدئویی نیز کارایی لازم را ندارد و بهتر است با اعضای تیم ملاقات حضوری داشته باشید. حتما می‌دانید هزینه‌ی کسب‌و‌کارهایی که کارمندان دورکار دارند در مقایسه با دیگر شرکت‌ها بسیار کمتر خواهد بود. پس گاهی لازم است دست به جیب شوید و برای تشکیل جلسات حضوری هزینه کنید.
برگزاری این ملاقات‌ها نه تنها باعث تقویت رابطه‌ی میان اعضای تیم می‌شود، بلکه مسئولیت‌پذیری آنها را افزایش می‌دهد. وقتی کارمند دورکار می‌بیند برای مدیرش ارزشمند است، بیشتر به وظایفش اهمیت می‌دهد و بازدهی بیشتری از خود نشان می‌دهد.
به کارمندان دورکار اهمیت دهید اما آنها را هم زیرنظر داشته باشید
شاید این سوال پیرامون مدیریت تیم دورکار مطرح شود که چگونه متوجه شویم کارمندان مشغول انجام وظایف‌‌شان هستند. البته این مساله در مورد کارمندان حضوری هم صادق است. کارمندانی که در محیط کار حضور فیزیکی دارند، الزاما بهره‌وری‌شان بالا نیست خصوصا وقتی که کارمندان مدام با همکاران خود در حال صحبت کردن باشند. در حال حاضر شرکت‌های زیادی وجود دارند که بهره وری خود را با به کار گرفتن کارمندان دورکار بالا برده‌اند زیرا توانسته‌اند تعریف بهتر و دقیق‌تری از پروژه‌ها و نحوه‌ی انجام کار ارائه دهند.
باید این حقیقت را بپذیرید که کارمندان در هر شرایطی چه به صورت دورکار و چه به صورت حضوری باید مورد بررسی قرار بگیرند. مدیر تیم دورکار باید از طریق ابزارهای مناسب نتیجه‌ی کار کارمندان را ارزیابی کند.
شاید مدیریت یک تیم دورکار سختی‌های زیادی داشته باشد، اما اگر به درستی انجام بگیرد بهره‌وری آن از تیم کاری حضوری نیز بیشتر خواهد بود. از وظایف اصلی مدیر یک تیم دورکار می‌توان به استخدام افراد مناسب، تعریف دقیق نحوه‌ی کار، برقراری ارتباط با کارمندان و بررسی آنها اشاره کرد.
با تشکر بسیار مفید و آموزنده بود