راههای ارتباط موفق با کارمندان دورکار

 

با گسترش دسترسی به اینترنت و فراگیر شدن مشاغل دورکاری، امکان استخدام کارمندانی که در شرکت نباشند فراهم شده است؛ اما چگونه می‌توانیم در این مسیر موفق شویم؟ 

وقتی کسب‌وکارتان به پیشرفت رسیده باشد و بخواهید کارمندان بیشتری استخدام کنید، باید گستره‌ی جغرافیایی بیشتری را در نظر بگیرید. امروزه دورکاری رواج زیادی پیدا کرده و این مسئله تا حد زیادی به دلیل پیشرفت تکنولوژی است که کار کردن از هر جایی را امکان‌پذیر می‌کند. وقتی اولین کارمند دورکاری را استخدام می‌کنید، لازم است برنامه‌ای تدوین کنید تا از کارایی آن فرد و نحوه‌ی ارتباطش با دیگر اعضای تیم مطمئن شوید.

در این مقاله قصد داریم با 6 نکته از تجربیات کارآفرینانی که دورکاری را بخشی از تیم حرفه‌ای خود قلمداد کرده‌اند، آشنا شوید. با استفاده از این تجربیات، گام‌هایی را که باید در طی این فرآیند طی کنید، بشناسید تا روند کار برای شما و کارمندان دورکارتان آسان‌تر شود.

1. مسیر ارتباط را باز نگه دارید

یکی از رایج‌ترین مسائلی که مدیران کسب و کار بیان می‌کنند این است که به ارتباط باز با کارمندان دورکار خود اهمیت دهید. برقراری ارتباط در تمام مسیر با کارمند جدید مسئله ای است کهشان اوگل، مدیر وب‌سایت تخصصی کسب‌وکار از راه دور (Location Rebel) به آن اشاره می‌کند. شان اوگل، رمز موفقیت در کسب‌وکار را برقراری ارتباط خوب و باز می‌داند:

 

نباید تنها هدفتان این باشد که وظایف آنها را یادآوری کنید، بلکه برای صحبت در مورد همه چیز و پاسخ دادن برای شفاف‌سازی مسائل، طوفان فکری برای کسب ایده‌های جدید و دریافت گزارش کار پروژه نیز باید با آنها در ارتباط باشید.

2. آنها را نادیده نگیرید

اگر تاکنون کارمند دورکار نداشته‌اید، احتمالاً تمام تجربه‌تان از کار کردن با دیگران به رفتن به دفتر کار و سر زدن به میز کار آنها خلاصه می‌شود. در حالی که این ارتباط ممکن است در مقابل کارمند دورکار نادیده گرفته شود. سینتیا جانسون، یکی از مدیران آژانس بازاریابی Ipseity Media، می‌گوید:

 

وقتی مشغله‌ی کاری زیادی دارید، احتمالاً کارمندانی که جلوی چشمتان نیستند را فراموش می‌کنید. کارمندان دورکار نیاز به شناخته شدن و ارزش گذاشته شدن دارند. پس هر روز با آنها در ارتباط باشید و حداقل یک مکالمه کوتاه روزانه را در برنامه کاری خود قرار دهید.

3. موفقیت خود را با معیارهای ثابت بسنجید

اگر نمی‌توانید به صورت حضوری یا مکالمه تصویری، با کارمند جدید ارتباط برقرار کنید، مجبور هستید راه‌هایی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت و عملکرد او بیابید. جان رود، رئیس و بنیان‌گذار سرویس آموزشی آنلاین Next Step Test Preparation، می‌گوید:

 

اعتماد کردن به کارمندان دورکار بسیار اهمیت دارد. باید از عملکرد درست و فعال بودن کارمند جدید خود مطلع شوید و توانایی او برای انجام پروژه موردنظر را بسنجید. اهداف کوتاه‌مدت تعیین کنید، مثلاً بگویید من می‌خواهم این کار را تا پایان امروز/ این هفته/ این ماه به انجام برسانم.

4. از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

پیشرفت تکنولوژی، برقراری ارتباط با کارمندان دورکار و به روز نگه‌داشتن مدیر از عملکرد آنها را بیش از هر زمان دیگری آسان کرده است. فیراس کیتانه، مدیر ارشد اجرایی و از موسسان برند تجارت الکترونی Amerisleep، استفاده از ابزارهای مدرن برای سنجش پیشرفت کارمندان را پیشنهاد می‌دهد. او معتقد است:

 

در محیط اداری، ارتباط با کارمندان و گرفتن بازخورد سریع از آنها و سنجش پیشرفتشان آسان است؛ اما کارمندان دورکار ممکن است همیشه در دسترس نباشند. برای اینکه به اطلاعات جدید از نتایج کارها مطلع شوید از ابزارهای مدیریت پروژه چون آسانا یا ترلو استفاده کنید.

5. به جای تمرکز روی ساعت کار، روی کارایی متمرکز شوید

اعتماد به کارمندان دورکار براساس ساعت کاری فعالیتشان بسیار دشوار است. کایل گوگن، بنیان‌گذار و مدیر اجرایی فروشگاه ملزومات حیوانات Pawstruck، می‌گوید مدیران کسب‌وکار نباید خیلی به ساعت کاری که اعضای تیم روی پروژه‌ها صرف می‌کنند، توجه داشته باشند. او می‌گوید:

 

برای سنجش رفتارها و عملکرد کارمندان دورکار خود زمان زیادی صرف نکنید. انتظارات خود را درباره اهداف و برنامه‌های کاری به طور روشن بیان کنید. اگر کارمندانتان اهداف موردنظر شما را تأمین نمی‌کنند، بهتر است خیلی دقیق به بررسی مشکلات کارمندان خود بپردازید.

6. کارمندان دورکار را با فرهنگ سازمان خود آشنا کنید

به همان اندازه که برای کارمندان دورکار مهم است با شما در ارتباط باشند، برای شما هم اهمیت دارد با آنها ارتباط خوبی برقرار کنید. برای این منظور لازم است آنها را با فرهنگ شرکت خود آشنا کنید و از حضورشان در مکالمات سازمانی اطمینان یابید. میشل سپنوزا، مدیرعامل شرکت توسعه وب Unleashed Technologies، می‌گوید:

 

سعی کنید تا جای ممکن کارمندان دورکار خود را با دیگر همکارانشان ارتباط دهید. این کار به آنها کمک می‌کند فرهنگ شرکت را بهتر درک کنند و از سطح انتظارات کیفی، حرفه‌ای و کارایی کسب‌وکار شما مطلع شوند.